2007-09

Datum: Do., 06.09.2007, 19:00 Uhr

Ort: Vereinsheim der SG Stuttgart West

Thema: Programmierung einer Schnittstelle um Daten für die Rechnungserstellung aus Access an SAP zu übergeben (Dagmar Lutz)

Teilnehmer: Thomas Möller, Michael Feyerabend, Armin Knotz, Thomas Funk, Ines Müller, Karim Allahwala, Karl-Heinz Januel, Roland Miller, B. Dutschmann, Ernst Glockzin, Ulrich Kleck (?), Sylvia Häußler, Dagmar Lutz, Roman Schütz, Johannes C. Laxander

Bericht: Johannes C. Laxander

Der Stammtisch war wieder gut besucht und alle waren auf den Vortrag von Dagmar Lutz gespannt.

DER VORTRAG

Die Anwendung
In einer Access-Datenbank werden Kurse und Seminarteilnehmer verwaltet. Die Daten dienen u. a. der Rechnungserstellung. Es werden aber auch Daten über Prüfungen und Prüfungsnoten sowie Zulassungen zu Seminaren usw. verwaltet.

Die Daten müssen an das NSI-Rechenzentrum in Göppingen (Neue Steuerungsinstrumente des Landes Baden Württemberg) gemeldet werden, wo auch die zentrale Rechnungsschreibung erfolgt. NSI ist ein IT-gestütztes Haushaltmanagementsystem für alle Landesbehörden mit einer Kosten- und Leistungsrechnung und der dezentralen Budgetverantwortung. Das System basiert auf SAP/R3, einem modularen ERP-System (Enterprise Resource Planning).

Die Datenübermittlung erfolgt in einem Textfile mittels RFTS/x ( R eliable File Transfer System ist ein Produkt für plattformübergreifendes Dateitransfermanagement) an das Rechenzentrum. Die so übermittelten Daten werden täglich verarbeitet. Am nächsten Tag können die Rechnungen vor Ort über das SAP/R3-System ausgedruckt werden.

Der Schnittstellen-Datensatz
Die erste Zeile, der sog. Kopfsatz, enthält Prüfstrings, ebenso die letzte Zeile. Der Dateiname des Textfiles ist ebenfalls vorgegeben und enthält neben dem Verrechnungsjahr noch einen Timestamp. Pro Datensatz werden 3 Zeilen Text erzeugt.

Die Verarbeitung
Die Daten zur Rechnungserstellung werden über eine Abfrage selektiert. Diese Abfrage wird mit einem Recordset durchlaufen. Die Felder in SAP haben feste Breite, so dass Textstrings mit Leerzeichen, Zahlen mit führenden Nullen und leere Felder entsprechend gefüllt werden müssen.

Bei fehlenden Daten z. B. fehlender Postleitzahl bricht die Prozedur ab, das Textfile wird geschlossen und gelöscht und eine Fehlermeldung wird ausgegeben.

Nach erfolgreichem Durchlaufen der Prozedur werden die Datensätze gekennzeichnet. Damit ist die Verarbeitung dokumentiert.

Im SAP-System werden aus den übermittelten Datensätzen Faktura-Belege angelegt. Kann Die übermittelte Datei nicht gelesen werden, wird ein entsprechendes Fehlerprotokoll erzeugt. Sind nur einzelne Datensätze fehlerhaft, werden diese in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen. Die übrigen Datensätze werden korrekt verarbeitet.

Nach dem gut strukturierten und aufbereiteten Thema beantwortete Dagmar Lutz noch viele Fragen. Danach wurden noch unterschiedlichste Themen in Kleingruppen diskutiert.

(Der Autor des Berichts entschuldigt sich für die verspätete Ablieferung.)

Alles weitere sagen die Bilder … 😉

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